Быстрый старт "Аскиз-Web"

Это практические занятия по работе с программой для руководителей и подчиненных. Занятие поможет разобраться, что умеет программа. Если пропустить занятие и сразу начать использовать программу, то неизбежно будут возникать вопросы «как это работает?», «что это за кнопка» и прочие.
Итак, по порядку.

Назначение Аскиз-Web.
Аскиз-Web предназначена для создания заданий (поручений) сотрудникам и последующего контроля за их исполнением. Используя программу, руководитель может быть уверен, что все выданные задания будут своевременно получены исполнителями. Программа позволяет напоминать обо всех заданиях, даже самых мелких, сдавать работу в срок, обсуждать возникающие вопросы и проблемы, знать предстоящие планы и быстро находить любую информацию по заданиям.


Основное окно программы
В данном окне отображаются задачи, выстроенные в определенном порядке.

Список задач Аскиз-Web
В самый вверх списка попадают задачи, исполненные сотрудниками (с отметкой "Исполнено") и ожидающие проверки инициатора задания (о том, что задача исполнена, сигнализирует зеленая галочка в строке задачи(1)), а также задачи, имеющие непрочитанные сообщения или комментарии (задачи с непросмотренными сообщениями будут - значком "Колокольчик"(2)). Все они выделяются жирным шрифтом. Затем по списку идут задачи, выстроенные по сроку исполнения - чем больше дата, тем ниже в списке.

Любую задачу, созданную вами можно удалить, нажав на крестик, который находится в строке задачи справа(3).

В шапке данного окна находится фильтр. При первом открытии программы по умолчанию будут показаны задачи, которые имеют статус "В работе"(4) - задачи, которые стоят на контроле сроков исполнения и в ожидании проверки. Нажав на кнопку "Подробно"(5) раскроется весь фильтр, где можно задать определенные параметры для выбора задач с базы данных и показа их в списке, нажав на кнопку "Фильтр"(6). Также возможно провести поиск по названию задач или проектов, записав искомое значение в поле "Поиск"(7) и нажав на кнопку "Поиск заданного значения"(8).

Нажав на кнопку "Сервис"(9), откроется меню со справочниками, отчетами, настройками и т.д.


Для инициатора (руководителя) задачи
Создание задания (поручения).
Шаг 1.
Нажмите кнопку "Добавить". На мобильном устройстве можно нажать на плюсик в правом нижнем углу.
Кнопка добавить задачу в Аскиз-Web
Кнопка добавить задачу в Аскиз-Web
В открытой форме (карточке задания) поля, помеченные звездочкой являются обязательными для заполнения.
Шаг 2.

В поле "ЗАДАЧА" укажите основной смысл задания - что предстоит выполнить сотруднику(ам)(1). Подробнее задачу можете расписать в заметках (2).

Карточка задания в Аскиз-Web
Шаг 3.
В поле «Срок исполнения» выставите планируемую дату окончания исполнения задания.

Срок исполнения задания в Аскиз-Web
Шаг 4.
В выпадающем списке поля «Исполнители» выберите нужного исполнителя(ей), который будет отвечать за своевременное исполнения задания. При необходимости в помощь исполнителю можно задать группу (соисполнителей)()

Исполнители задания в Аскиз-Web
Нажмите кнопку "Сохранить"

Сохранить задание в Аскиз-Web
Шаг 5.
После сохранения откроется раздел для файлов, где можно будет загружать произвольные файлы (прикреплять к задаче) и вести свой отдельный чат и в ходе исполнения задания можно будет обмениваться информацией, задавать вопросы и т.д.()

Файлы, чат в Аскиз-Web
Закройте окно с карточкой задания.
Если статус задачи "В работе", то задача отправится сотруднику на исполнение.

Задание в работе Аскиз-Web
Шаг 6.
Дождитесь выполнения задания. Сотрудник подтверждает исполнение задания отметкой «Исполнено», тем самым сообщает об этом вам.

Задача исполнена в Аскиз-Web
Выполненная задача попадает в самый вверх списка (выделяется жирным цветом с зеленой галочкой) и ожидает вашей проверки.

Список задач в Аскиз-Web
Шаг 7.
Проверьте результат выполнения задачи и если вас всё устраивает, то присвойте заданию статус «Завершено», нажмите кнопку "Сохранить". Задача уйдет в раздел "Завершенные" и будет скрыта из списка.

Задача завершена в Аскиз-Web
Шаг 8.
Если возникли вопросы или что-то не устраивает в исполнении задачи, то отмените режим «Исполнено» и нажмите кнопку "Сохранить".

На доработку в Аскиз-Web
Дополнительно опишите в чате, что конкретно вас не устраивает, что нужно переделать или доделать.
Сотрудник увидит, что вы вернули задачу, прочтёт ваш комментарий и выполнит задачу в соответствии с вашими требованиями. После этого он снова отметит задачу как «Исполнено».


Для исполнителя (подчиненного) задачи
Исполнение задания (поручения).

Шаг 1.
В начале каждого рабочего дня необходимо открывать список задач. Список строится по сроку исполнения. В самом вверху списка будут задачи не прочитанные или ближайшие к исполнению.
Название задач выделено жирным и это означает, что задача ещё не прочитана вами. Как только вы откроете карточку задания, она станет прочитанной.

Список задач в Аскиз-Web

Шаг 2.
Приступите к выполнению задач.
Задачи необходимо выполнять по порядку, начиная с верхней.
Рекомендуем: прочитав новое задание, отправить сообщение «Принято» или написать, что не ясно по задаче во встроенный чат.

Чат в Аскиз-Web
Это сообщение - сигнал для руководителя. Он поймёт, что у вас нет вопросов (или есть) и вы готовы выполнить задание.

Шаг 3.
Если в процессе выполнения задачи возникают вопросы, то пишите их во встроенный чат. Любые вопросы задавайте только через программу.

Чат в Аскиз-Web
Важно! Если вы чувствуете, что не успеваете выполнить задание в срок, сразу напишите об этом в чат.

Шаг 4.
Отреагируйте на изменение в задаче.
Если прочитанная вами задача вновь стала непрочитанной (название задачи снова выделено жирным), это означает, что инициатор (руководитель) внёс какие-либо изменения в задачу:

Примеры изменений:
  • Изменил название задачи
  • Изменил примечание
  • Изменил другие параметры, например статус
  • Написал комментарий в чат

Наиболее часто встречающееся обновление - добавление нового комментария в чате.

Шаг 5.
Запишите в чат промежуточные результаты по задаче, а также индикатором укажите на сколько процентов выполнена задача.

Готовность задачи в Аскиз-Web
Таким образом, вы будете информировать руководителя о ходе выполнения задачи. Это позволит руководителю при необходимости быстро вносить коррективы в задании.

Шаг 6.
После того, как вы выполните задание, укажите отметкой что «Исполнено» и нажмите кнопку "Сохранить".

Задача исполнена в Аскиз-Web
Приступайте к выполнению следующей задачи.

Шаг 7.
Если выполненная задача вернулась с отметкой «Не исполнено» - это означает, что руководитель не принял результат задачи.
Прочитайте в чате замечания руководителя. Исправьте замечания. После этого присвойте задаче отметку «Исполнено».
Руководитель повторно проверит результат выполнения. Если у него не возникнет новых замечаний, он присвоит заданию статус «Завершено».